روش هایی برای بهره وری هرچه بیشتر زمان یکی از مهم ترین رموز بهره وری بیشتر زمان و حصول اطمینان از اینکه همیشه در حال تمرکز بر عمل و اقدام مناسب و درست هستیم، استفاده از یک توقف یا گسست و خمیدگی در فرآیند روتین زمان است (گردآوری : انجمن ناجی)هفته نامه آسیا:
– نکته اساسی که باید به آن توجه کنیم این است که ما معمولا به صورت تصادفی و پیش بینی نشده از هر کدام از این کارها به سراغ کار بعدی می رویم و بعد از مدتی آن را رها کرده و کار دیگری را شروع می کنیم.
– پیش از یک روز استراحت، می توانید عملکرد فعلی تان را ارزیابی کنید و ببینید که کجا ممکن است بتوانید برای دفعه بعد، اصلاحاتی انجام دهید.
– یک اعتقاد قدیمی می گوید که زمان به خودی خود برابر با پول نیست؛ چرا که اگر اینطور بود، پس همه ما هر ساله مقدار مشابهی پول را به خانه می بردیم چون همه ما هر سال مقدار یکسانی از زمان را در اختیار داریم.
یکی از مهم ترین رموز بهره وری بیشتر زمان و حصول اطمینان از اینکه همیشه در حال تمرکز بر عمل و اقدام مناسب و درست هستیم، استفاده از یک توقف یا گسست و خمیدگی در فرآیند روتین زمان است (گردآوری : انجمن ناجی) این کار کمک می کند که بتوانیم فعالیت های مشابه، روتین و تکراری را شناسایی و دسته بندی کنیم. همچنین این امکان را به ما می دهد که بتوانیم کلیه عملکردها و فعالیت های خود را به طور کلی دسته بندی کرده و متوجه شویم که کدام یک از کارها به عنوان وظایف اجباری و تکلیف روزانه ما هستند یا کدام بخش از عملکردهای ما در راستای تحقق اهداف و شکوفایی استعدادهای شخصی ما قرار دارند.
البته دسته بندی فعالیت های ما به این دو گروه ختم نمی شود بلکه دسته سومی از فعالیت ها هم هستند که به رغم اینکه ممکن است در ابتدا به عنوان وظایف روتین و تکراری و اجباری قلمداد شوند اما در واقع برای دستیابی به اهداف اصلی زندگی ما و به عنوان سنگ بنای عمارت آینده ای که در ذهن داریم، مهم هستند. این فعالیت ها معمولا مربوط به دسته ای از عملکردهای ماست که برای به دست آوردن هر نوع آسودگی، رفاه و آسایش انجام می شود که در این باره بعد از این بحث خواهیم کرد.
اگر کمی عقب تر بایستیم و خود را به عنوان یک شخص ثالث تحت نظر بگیریم خواهیم دید که بخش قابل ملاحظه ای از عملکردهای روزانه ما چه در خانه و چه در محل کار صرف فعالیت های مختلفی که در بالا به آن اشاره شد، می شود و در واقع به طور متناوب بین این سه نوع فعالیت در نوسان هستیم. ممکن است ما در حین کار دقایقی استراحت کنیم یا گشت و گذاری در اینترنت داشته باشیم یا با ایستادن در کنار آب سردکن با همکارانمان صحبت کنیم. یعنی تمام زمانی که ما در اداره یا شرکت محل کار خودت هستیم، صرف انجام کار نمی شود.
از سوی دیگر وقتی در خانه هستیم نیز تمام زمانی که در اختیار داریم صرف استراحت نمی شود. یعنی در زندگی شخصی ما نیز وظایف و فعالیت های متعددی هست که در واقع در راستای همان استعداد منحصر به فرد شخصی ماست؛ یعنی همان کارهایی که ما در مقایسه با دیگران به نحو احسن قادر به انجامش هستیم. اگر شما در خیل افرادی هستید که احتمالا برخی از فعالیت های شغلی خود را نیز در خانه انجام می دهند، حتی اگر آن فعالیت غرق شدن در یکی از پروژه های کاری و فکر کردن به نحوه انجام یکی از کارهای مربوط به شغل تان باشد، مسئله ای که در بالا اشاره شد درباره شما مصداق دارد.
با توجه به توضیحات و مثال های فوق، نکته اساسی که باید به آن توجه کنیم این است که ما معمولا به صورت تصادفی و پیش بینی نشده از هر کدام از این کارها به سراغ کار بعدی مخ رویم و بعد از مدتی آن را رها کرده و کار دیگری را شروع می کنیم.
در هر کدام از این نقل و انتقال ها و عوض کردن کارهای در دست انجام، با توجه به عمق تغییر موقعیت، سرعت، حرکت و شدت انرژی به کار رفته، دور تسلسل افکار و نظم تمرکز ذهنی ما در هر کدام به هم می ریزد و تسلط خود را بر هر کارمان از دست می دهیم. به این ترتیب با گم کردن ترتیب و مسیر افکارمان و رفتن از یک فعالیت به فعالیتی دیگر ممکن است به اندازه راه اندازی و تهیه مقدمات و آماده سازی یک کار طول بکشد. به نظر می رسد راه حل این مسئله بدیهی و واضح باشد. راه حل همان چیزی است که پیش از این با عنوان ایجاد گسست و شکست و توقف در زمان از آن یاد کردیم. یعنی بهتر است انواع معینی از فعالیت را در روزهای معینی انجام دهیم و ترتیب کارها را طوری قرار دهیم که برخی از روزهای هفته اصلا به سراغ برخی از کارها نرویم.